Первинні документи на підприємстві

Первинні документи: обов’язкові реквізити

Первинні документи – це документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства) та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені Законом України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

1. найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,
2. назву документа (форми),
3. дату складання,
4. зміст та обсяг господарської операції,
5. одиницю виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках),
6. посади і прізвища осіб (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України), відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,
7. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88).

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо) (п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Місце складання не є обов’язковим реквізитом первинного документа.

Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську мову.

Про аудит первинки перед закриттям кварталу, виправлення помилок, нетипові ситуації, уникнення штрафів розповідає Галина Морозовська, незалежний бухгалтер-експерт з оподаткування та обліку. Відео за посиланням.

Назва первинного документа

Суди при розгляді справ про реальності господарської операції, то звертають увагу на реквізит «назва первинного документа».

Коли використовуємо типову форму документа, то тут питань не виникає.

Але якщо форму документа розроблюємо самостійно, тоді назву потрібно обирати по суті, виходячи зі змісту операції. Так, Господарський суд м. Києва у рішенні від 08.07.2013 у справі № 910/5717/13 зазначив, зокрема:

1. як вбачається з документа під назвою «видаткова накладна» від 15.10.2012 № К-000238, цей документ не фіксує зміст та обсяг господарської операції з приймання-передачі товару, оскільки не вміщує в себе графи «Передав» та «Прийняв»;
2. крім того, у цьому документі під назвою «видаткова накладна» вказано: «що при оформленні довіреності, необхідно зазначати найменування та кількість товару, рахунок дійсний до оплати до 20.10.12, при закінченні строку для оплати фірма не несе відповідальності за наявність товару на складі та незмінність цін»;
3. таким чином, суд приходить до висновку, що цей документ не є видатковою накладною - первинним обліковим документом, що підтверджує господарську операцію з приймання-передачі товару, а є лише рахунком на його оплату.

Ірина Літвінчук, незалежний експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, ACCA DipIFR, у відео «Первинка без помилок: як не отримати штрафи при перевірці ДПС» розповідає:

1. Чи може помилка в первинному документі бути єдиною підставою для невизнання операції
2. Істотні та неістотні недоліки в первинці: як визначити
3. В акті лише підпис контрагента без посади і прізвища: чи будуть ризики
4. Зміст господарської операції: наскільки детальним має бути

Дата складання первинного документа

У ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік вказано:

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Наявність первинного документа — це умова відображення господарської операції у бухобліку

Доцільно складати первинні документи під час здійснення господарської операції або безпосередньо по її закінченню. Але відображати господарську операцію слід в періоді її проведення, а не в періоді складання (чи отримання) первинного документа. Первинний документ, складений пізніше, є підтвердженням факту здійснення господарської операції.

При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо (п. 2.2 Положення №88).

Неістотні недоліки в документі, що містить відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за таких умов:

1. такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;
2. документ містить відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (ст. 9 Закону про бухоблік).

Виправлення помилок у первинному паперовому документі

Типові помилки в первинних документах:

1. неузгодженість даних у первинних документах;
2. відсутність обов’язкових реквізитів;
3. неправильне зазначення відомостей;
4. відсутність належного відображення змісту та обсягу господарської операції;
5. відсутність підписів сторін, неможливість ідентифікувати підписанта

У тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються (п. 4.1 Положення №88).

Виправлення помилки у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (п. 4.7 Положення №88).

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається (п. 4.8 Положення № 88).

Детально про виправлення помилок в первинці розповідає Вікторія Величко, практикуючий консультант з питань оподаткування та бухгалтерського обліку, у відео «Первинні документи без помилок: уникаємо, виправляємо без штрафів».

 Первинні документи із запізненням: які наслідки

Первинні документи, які надійшли до бухгалтерії із запізненням, мають бути належним чином зафіксовані в облікових регістрах, якщо вони підтверджують факт господарської операції.

Відповідно до п. 2.2 Положення №88:

Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Мінфін у листі від 26.12.2019 №35210-06-62/35178 підтвердив, що для облікових цілей значення має не дата підписання первинного документа, а саме дата (період) здійснення госпоперації, яку зафіксовано в цьому документі.

У листі Мінфіну вказано:

… У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухобліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухобліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Також у листі Мінфіну від 22.04.2016 №31-11410-06-5/11705 вказано:

При отриманні первинних документів від контрагентів (після складання та затвердження фінансової звітності) фактична сума витрат, зазначена у таких первинних документах, може відрізнятися від розрахункової суми, попередньо визнаної у періоді їх виникнення. Зазначені розбіжності не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат попереднього звітного періоду (у тому числі методом «червоного сторно»), крім випадку, якщо така різниця є помилкою та суттєво впливає на фінансову звітність попередніх звітних періодів. Різниця має бути визнана у складі витрат періоду, коли виникли підстави для уточнення суми, наприклад, були фактично одержані первинні документи від контрагента.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів

Відповідальність за несвоєчасне складання первинки і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Однією із санкцій для посадових осіб є штраф за порушення порядку ведення податкового обліку.

Розмір такого штрафу становить 85-170 грн. При повторному аналогічному порушенні протягом року величина штрафу коливатиметься у діапазоні 170-255 грн (ст. 163-1 КУпАП).

Копії первинних документів та регістрів бухобліку вилучаються у підприємства виключно за рішенням відповідних органів в визначеному законодавством порядку. Обов’язково складається реєстр документів, що вилучаються.

Терміни зберігання первинних документів

Терміни зберігання первинних документів визначені п. 44.3 ПКУ.

Так, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ПКУ, пп. 133.2.2 ПКУ та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з ппп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ).

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація. А в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. А для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.

На платформі з’явився новий сервіс «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного Вами документа. Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб.

Джерело: 7еminar